Gestion immobilière Dufour Cinq-Mars

La prise en charge

Dès l'acceptation de l'offre, nous collectons les informations relatives au Syndicat. Ainsi, nous demandons au client de fournir une comptabilité complète arrêtée à la date de la prise en gestion. Au besoin, nous pouvons réaliser cet arrêté de compte à votre place en prestation complémentaire. Lorsque ce processus préliminaire est achevé, une date de prise en charge est fixée conjointement puis le contrat de gestion est signé entre les parties. Nous effectuons une visite de l'édifice afin de bien connaître l'état du bâtiment. Peu après la date de l'entrée en vigueur de la convention de gestion, tous les copropriétaires sont informés ainsi que les fournisseurs. Pour l'efficacité de notre service d'urgence, il est recommandé de mettre les clés d'urgences des condos à la disposition du gestionnaire. Les frais d'ouverture de dossier sont facturés une seule fois.

Comptabilité et gestion financière

Afin de pouvoir acquitter les factures des fournisseurs de la copropriété, une procuration est consentie à notre firme pour signer les chèques à votre place. Ce n'est pas obligatoire, mais nous le recommandons afin d'éviter des délais dans les paiements voir des pénalités. Vous pourrez suivre et contrôler vos dépenses régulièrement en consultant nos rapports émis mensuellement ou en communiquant avec nos services en tout temps. Par ailleurs, vous serez informé de toutes factures inhabituelles et ce avant d'émettre le paiement.

Nous percevons et déposons les frais communs au compte bancaire du syndicat. Dans la mesure où votre établissement bancaire le permet, nous offrons aux copropriétaires le paiement des charges par prélèvements (PPA). Ce dispositif avantageux permet au syndicat de disposer des contributions le 1er du mois et d'éviter les oublis.

Nous assurons une surveillance pour le maintien d'un niveau de liquidité suffisant. De même, nous exerçons un suivi rigoureux des retards dans le paiement des contributions et des créances dues au syndicat. Le gestionnaire vous signalera toute situation anormale et vous proposera des pistes de solutions.

Nous tenons votre comptabilité selon les normes en vigueur dans un système informatisé. En fin d'exercice, nous présentons des états financiers internes incluant le budget de l'année courante. Si vos comptes doivent être audités, nous communiquons à l'auditeur de votre choix toutes les informations nécessaires à sa mission. Nous produisons le rapport d'impôt du syndicat et effectuons la mise à jour du Registraire aux entreprises.

Avant l'assemblée, nous réunissons le conseil d'administration pour leur soumettre nos prévisions budgétaires. Enfin les contributions au fonds de prévoyance sont déposées soit au compte de dépôt existant, soit en placement conformes aux normes légales en la matière.

Des prestations complémentaires pourront aussi être effectuées sur demande des administrateurs. Elles seront rémunérées à part, en voici quelques exemples :


➢ Recouvrir les frais communs dans les cas litigieux.
➢ Préparer la paye des employés du syndicat et remises aux gouvernements.
➢ Établir les montants accessibles au crédit d’impôt pour le maintien à domicile.

Assemblée générale et réunion du conseil d’administration

Le gestionnaire assistera à une assemblée générale annuelle. Il prendra part à sa préparation en exécutant une ou plusieurs des tâches suivantes en accord avec les instructions qu’il a reçues.

➢ Réservation d’une salle
➢ Location de matériel audio-visuel
➢ Avis de convocations
➢ Préparation de l’ordre du jour
➢ Prise de présences
➢ Préparation des bulletins de vote
➢ Mise en page et production de tous les documents liés à l’assemblée
➢ Présider l’assemblée ou agir comme secrétaire d’assemblée, prise de notes et rédaction des procès verbaux
➢ Présentation des états financiers

Les réunions du conseil d'administration ne nécessitent pas systématiquement la présence du gestionnaire. Mais, si sa participation est requise les administrateurs pourront compter sur sa disponibilité à raison de trois réunions par an.À savoir, une rencontre suivant l'assemblée annuelle, une en milieu d'exercice et la dernière consacrée au bilan de l'année et au budget prévisionnel. Au delà des réunions formelles, les administrateurs peuvent rencontrer le gestionnaire en cas de besoin et autant que nécessaire.

Gestion de la déclaration de copropriété

Le gestionnaire peut veiller à faire respecter les règlements de la copropriété lorsque le conseil d’administration en fait la demande. Si des litiges surviennent, il se référera à la déclaration de copropriété et conseillera le C.A. dans l’interprétation que l’on doit en faire.

Le gestionnaire peut également suggérer au conseil d’administration des règlements utiles à la copropriété et aux résidents.

Les conseils et les recommandations donnés au CA sont inclus dans nos prestations usuelles. Les recherches et les travaux de rédaction effectués par le gestionnaire dans le cadre de la gestion de la déclaration de copropriété sont cependant facturés sur une base horaire.

Service conseil

Le conseil d'administration de la copropriété bénéficie des connaissances et de l'expertise du gestionnaire. Ce dernier a une longue expérience en gestion de copropriétés et elle est mise à la disposition du conseil d’administration. Ce service, inclus dans nos prestations usuelles peut être sollicité dés que les administrateurs en ressentent le besoin. Des recommandations adéquates, basées sur la loi, les pratiques des professionnels en usage pourront se révéler un atout important dans la recherche de solutions pour diminuer les coûts d'opération, améliorer la qualité de vie des résidents et maintenir la copropriété à un haut niveau de qualité.

Service d’urgence

Notre service téléphonique personnalisé répond efficacement aux demandes des administrateurs et/ou des copropriétaires. Ce service est utilisé pour traiter les situations d’urgence qui surviennent en dehors des heures habituelles de bureau. L’accès au système téléphonique de gestion des urgences est inclus dans nos prestations usuelles. Toutefois, si la situation exige le déplacement d'un préposé, cela devient une prestation complémentaire facturée au taux de 45,75$, la 1ère heure puis 42,75$ l’heure suivante. Ces interventions sont habituellement à la charge du Syndicat car elles s'inscrivent dans le maintien et la conservation de l'édifice. Toutefois, lorsqu'elles concernent une partie privative, le gestionnaire vérifiera si le copropriétaire est responsable des travaux et lui adressera alors une demande de remboursement.

Service d'entretien et de réparations

Il s'agit ici des actions régulières à mener pour maintenir les systèmes de composantes d'un édifice en bon état. Cela concerne les travaux d'entretien quotidien, semestriel, annuel. On peut citer pour l'exemple : les réparations mineures, l'entretien ménager, le nettoyage des fenêtres, le déneigement, les travaux de peinture, etc.

À cet effet, le superviseur de maintenance veillera à négocier et transiger dans l’intérêt du Syndicat tous contrats d’entretien et de fournitures utiles à l’exploitation habituelle de l’immeuble. Il effectuera les visites nécessaires pour la commande des travaux et vérifiera par divers moyens si l'entretien s'effectue normalement. Nous prévoyons également de procéder à une inspection visuelle des parties communes, accompagné d'un administrateur pour dresser la liste des réparations mineures à effectuer.

La copropriété bénéficie aussi des services de notre équipe de maintenance. Les interventions de nos préposés se font en prestation complémentaire. Ils s'effectuent donc sur demande d’un administrateur et sous réserve que nos préposés possèdent le niveau de compétence nécessaire pour réaliser ces travaux. C'est l'occasion pour le syndicat de copropriété d'avoir un accès exclusif à une équipe multidisciplinaire à prix avantageux. Le tarif horaire est de 37,75$ sans frais minimums ni frais de déplacements. Seul le temps des préposés et les fournitures vous seront facturés.

Les réparations majeures ou les travaux d'amélioration étant non-récurrents, notre travail lié à leur exécution est offert en prestation complémentaire. S'ils ne peuvent être réalisés par le gestionnaire ou s'ils requièrent une expertise particulière, nous mettons à la disposition de la copropriété, sans frais supplémentaires, notre réseau de fournisseurs.

La copropriété bénéficie également des économies d’échelle et escomptes qui sont accordées à Gestion Immobilière Dufour Cinq-Mars par ses fournisseurs.

La durée du contrat

Le contrat de gestion est conclu pour une durée d'un an ferme la première année. Au renouvellement, il peut être annulé en tout temps sur un simple avis écrit de 30 jours.